Politique de confidentialité — Speak-Easy Services

Statut : BROUILLON v2.0 · réécrit le 2026-10-15 pour correspondre à la plateforme telle qu'elle existe · en attente de l'approbation de Joel et d'une relecture par un juriste qualifié aux Fidji avant publication. Dernière mise à jour : 2026-10-15 Date d'entrée en vigueur : à déterminer

Version française. En cas de divergence, la version anglaise (PRIVACY.md) fait foi tant qu'elle n'a pas été validée en même temps que celle-ci.

1 · Qui nous sommes

Speak-Easy Services (« nous », « Speak-Easy ») est une entreprise d'apprentissage et de langues fondée et dirigée par Joel Kalubi, basée à Suva, aux Fidji. Nous proposons :

• du soutien en maths pour enfants — à domicile dans la région de Suva ou en ligne ;
• des cours de langue en français, anglais et fidjien — pour adultes, familles et équipes ;
• de la traduction certifiée et de l'interprétation pour les particuliers, les entreprises et les organisations.

Contact pour les questions de confidentialité : contact@speakeasyservices.net (objet : « Confidentialité ») · +679 900 1498 · Lot 12, Niudamu, Tacirua East, New Sub, Suva, Fidji.

2 · Ce que couvre cette politique

Cette politique explique comment nous collectons, utilisons, conservons, partageons et protégeons les informations personnelles lorsque vous (i) visitez notre site, (ii) nous demandez un tuteur ou un professeur de langue, (iii) réservez et suivez du soutien ou des cours, (iv) nous transmettez des documents à traduire ou réservez un interprète, ou (v) communiquez avec nous. Elle s'applique que vous soyez parent ou tuteur légal, apprenant adulte, client entreprise, personne autorisée à transmettre des demandes pour une organisation, ou simple visiteur.

Si un client entreprise a signé avec nous un accord de traitement des données (DPA) distinct, le DPA prévaut sur cette politique en cas de conflit.

3 · Les informations que nous collectons

Informations que vous nous donnez

Informations créées pendant que nous dispensons le service

• Les tuteurs et professeurs consignent la présence et de courtes notes de séance, et rédigent des bilans de progression à l'attention du parent, de l'apprenant ou de l'employeur.
• Un enregistrement de chaque action significative sur une réservation ou un dossier (qui a fait quoi et quand), conservé sous forme de journal d'audit infalsifiable. Il consigne les actions, pas le contenu de vos documents ou de vos messages.

Informations collectées automatiquement

• Nous n'utilisons aucun traceur publicitaire ou d'analyse sur notre site.
• Nous ne déposons que les cookies décrits à la section 12.
• Nos serveurs et nos outils de surveillance des erreurs enregistrent des informations techniques (par exemple la page, l'heure et le type d'erreur) pour maintenir le site en état de marche. Nous configurons les rapports d'erreur pour qu'ils excluent le texte des messages et des documents.

Informations que nous ne collectons pas

• La date de naissance de votre enfant (nous demandons seulement une tranche d'âge ou une classe).
• Des profils marketing, des données de réseaux sociaux ou des données d'audience achetées.
• Quoi que ce soit au-delà de ce que vous nous transmettez : nous n'aspirons, n'exploitons ni ne réutilisons vos fichiers ou vos messages.

4 · Comment nous utilisons vos informations, et pourquoi

Nous ne vendons pas vos données. Nous n'utilisons ni vos documents, ni vos messages, ni les informations concernant votre enfant à des fins publicitaires, et nous ne les utilisons pas pour entraîner des modèles d'IA.

5 · Les enfants

Le soutien scolaire pour enfants est réservé et payé par un parent ou tuteur légal, qui est notre client et titulaire du compte. Nous n'ouvrons pas de compte pour les enfants et ne leur envoyons pas de publicité.

• Nous conservons le strict minimum sur chaque enfant : un prénom ou un surnom, une tranche d'âge ou une classe, la matière, la présence, les notes de séance du tuteur et les bilans de progression, ainsi que les notes que vous choisissez de nous donner.
• Les bilans de progression sont adressés au parent ou au tuteur légal, pas à des tiers.
• Un tuteur ne peut voir que les enfants qui lui sont attribués.
• Les parents et tuteurs légaux peuvent demander à tout moment à consulter, corriger ou supprimer les informations de leur enfant (section 9).
• Les cours de langue pour les moins de 18 ans sont réservés de la même façon par un parent ou tuteur légal. Si vous pensez que nous détenons des informations sur un enfant sans l'autorisation d'un parent ou tuteur légal, contactez-nous et nous les supprimerons.

6 · Le rôle de l'IA dans notre service

Traduction. Nous utilisons l'IA pour accélérer certaines étapes de la traduction — la reconnaissance optique de caractères (OCR) et un premier jet. Chaque traduction certifiée est relue, corrigée si nécessaire et certifiée par un traducteur humain titulaire d'une licence de traducteur du ministère de la Justice des Fidji en cours de validité. Le premier jet de l'IA n'est jamais le produit final.

Notre fournisseur d'IA est Mistral AI (France). Nous utilisons l'API de Mistral selon ses conditions pour les clients professionnels, qui n'autorisent pas l'utilisation de notre contenu pour entraîner ses modèles. Après l'OCR, nous supprimons le fichier transmis du stockage de fichiers de Mistral.

Si vous ne souhaitez pas que l'IA soit utilisée sur votre document, dites-le-nous avant de le transmettre. Nous vous dirons si nous pouvons y répondre et ce que cela change pour le prix et le délai.

Soutien et cours. À la date de cette politique, nous n'utilisons pas l'IA sur les dossiers de soutien scolaire ni de cours de langue. Si cela change, nous mettrons d'abord cette politique à jour et en informerons les clients actifs.

7 · Avec qui nous partageons vos informations

Nous ne partageons des informations que lorsque cela est nécessaire pour dispenser le service ou respecter la loi.

Les personnes qui travaillent avec nous

• Les tuteurs, professeurs, traducteurs et interprètes ne voient que les réservations ou dossiers qui leur sont attribués — pour le soutien, le prénom de votre enfant, sa classe, la matière, l'emploi du temps et (pour les cours à domicile) l'adresse du cours.
• Votre employeur, si les cours sont organisés et payés par votre employeur : la présence et les bilans de progression.

Prestataires de services (ils agissent sur nos instructions et pour nos besoins uniquement) :

Les virements bancaires sont traités par les banques. Les paiements par mobile money (M-Paisa, MyCash) seront ajoutés à cette liste si et quand nous les proposerons.

Autorités et justice. Nous communiquons des informations lorsque la loi fidjienne, une décision de justice ou une demande légale d'une autorité l'exige, et seulement dans la mesure requise.

Nous mettrons cette liste à jour avant d'ajouter un nouveau prestataire qui traite vos informations.

8 · Combien de temps nous conservons vos informations

Lorsqu'une durée de conservation prend fin, ou lorsque vous nous demandez de supprimer ce que nous avons le droit de supprimer, nous le supprimons de façon sécurisée ou l'anonymisons. Lorsque la suppression porterait atteinte à un autre dossier que nous devons conserver (par exemple votre nom dans la piste d'audit d'une traduction certifiée), nous ne gardons que le strict nécessaire et vous indiquons quoi et pourquoi.

9 · Vos droits

Vous avez le droit de :

• Accéder aux informations que nous détenons sur vous ou sur votre enfant ;
• Corriger les informations erronées ou incomplètes ;
• Supprimer des informations, sauf lorsqu'une obligation légale de conservation s'applique (les traductions certifiées et leur piste d'audit sont conservées pendant la durée indiquée à la section 8 ; nous vous dirons ce que nous gardons et supprimerons tout le reste) ;
• Exporter vos informations dans un format lisible par machine ;
• Vous opposer au traitement pour toute finalité décrite dans cette politique (certaines oppositions, par exemple à la facturation, peuvent faire que nous ne puissions plus fournir le service) ;
• Retirer votre consentement pour tout ce qui repose sur votre consentement.

Pour exercer l'un de ces droits, écrivez au contact confidentialité ci-dessus. Nous traitons ces demandes personnellement, gratuitement, et répondons sous 14 jours calendaires. Les parents et tuteurs légaux peuvent agir au nom de leur enfant. Nous pouvons avoir besoin de vérifier votre identité au préalable. Si nous ne pouvons pas répondre entièrement à une demande, nous vous en expliquerons la raison.

10 · Comment nous protégeons vos informations

• Connexions chiffrées. Le site et le portail sont servis en HTTPS.
• Accès limité par rôle, appliqué dans la base de données. Les tuteurs ne voient que leurs élèves attribués ; les traducteurs que leurs dossiers attribués ; le personnel administratif voit les factures et les paiements mais pas le contenu des documents, les notes de séance ni les profils des enfants ; les clients ne voient que leurs propres dossiers.
• Connexion soignée. Les clients se connectent par un lien email à usage unique qui expire, ou par mot de passe. Les sessions de connexion sont stockées dans un cookie chiffré.
• Journal d'audit infalsifiable. Chaque action significative est enregistrée dans une chaîne qui révèle toute modification ultérieure. Le texte des documents, le texte des messages et les liens de connexion n'y sont pas écrits.
• Copies de travail de courte durée. Les fichiers sources sont supprimés des systèmes de notre prestataire après traitement et des nôtres après la durée indiquée à la section 8.
• Rapports d'erreur sans contenu. Nous configurons la surveillance des erreurs pour qu'elle ne capture pas le texte des messages ni des documents.

Aucun système n'est parfaitement sûr. Nous ajoutons des protections supplémentaires, notamment le chiffrement des documents stockés, une connexion à deux facteurs pour notre propre équipe et un test de sécurité indépendant, et nous mettrons cette politique à jour à mesure que chacune sera en place.

Si une violation affectant vos informations survient, nous vous en informerons, ainsi que l'autorité compétente, dans les meilleurs délais et, si possible, dans les 72 heures suivant le moment où nous en aurons connaissance, avec autant de détails que nous pourrons en partager de façon responsable.

11 · Transferts internationaux

Nous sommes établis aux Fidji. Certains de nos prestataires traitent des données aux États-Unis, en France, en Irlande ou ailleurs en Europe (section 7). Ces transferts sont nécessaires pour dispenser le service, et nous recourons à des prestataires qui s'engagent à protéger les informations qu'ils traitent. Si vous avez des exigences particulières de localisation des données, par exemple dans le cadre d'un programme de conformité d'entreprise, dites-le-nous avant de transmettre du travail et nous étudierons ce qui est possible.

12 · Cookies et analyse d'audience

Notre site ne dépose aucun cookie publicitaire, de suivi ou d'analyse. Il ne dépose que :

• un cookie de préférence de langue, pour que le site s'ouvre dans la langue que vous avez choisie en dernier ; et
• pour les personnes qui se connectent au portail, un cookie de session chiffré qui vous maintient connecté.

13 · Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique lorsque notre service, nos prestataires ou la loi évoluent. Nous en informerons les clients actifs par email au moins 30 jours avant l'entrée en vigueur d'une modification importante. La date de « Dernière mise à jour » en haut de page est celle de la dernière révision ; les versions antérieures sont conservées et disponibles sur demande.

14 · Questions et réclamations

Si vous avez une question ou une réclamation sur la manière dont nous traitons vos informations, contactez-nous d'abord à l'adresse ci-dessus. Nous vous répondrons sous 14 jours calendaires.

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez saisir l'autorité de protection des données ou d'information de votre juridiction (aux Fidji, le Bureau du Commissaire à l'information, lorsqu'il est compétent).

Brouillon préparé pour Joel Kalubi par l'équipe de développement de Speak-Easy, réécrit en octobre 2026. Ne constitue pas un avis juridique. À faire relire par un juriste qualifié aux Fidji avant publication, en particulier la section 8 (conservation), la section 11 (transferts internationaux) et le traitement des informations concernant les enfants à la section 5.